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Nos activités

Un aperçu

La constatation et la régularisation d’une violation du droit d’auteur impliquent de nombreuses actions. Ci-dessous, vous pouvez découvrir un aperçu de la procédure complète mise en place pour la prise en charge de chaque dossier individuel.

Les actions relatives à l’identification, à l’enquête et à la documentation

Ces actions nous permettent d’identifier l’infraction, d’enquêter dessus et de la documenter.

1 : Identification

  1. La photo est téléchargée dans un logiciel spécialisé.
  2. Un(e) expert(e) en informatique se charge d’effectuer la recherche et contrôle la présence de la photo sur ce site Internet.
  3. Un(e) membre de l’équipe de Visual Rights Group parcourt le site et entreprend les actions suivantes :
    1. Après avoir examiné si la photo est effectivement publiée sur le site Internet, il/elle effectue un contrôle visuel de la photo afin de déterminer la fréquence à laquelle elle est publiée sur ledit site.
    2. Il/elle consulte les bases de données internes afin d’établir si l’utilisation de la photo n’a pas déjà été constatée auparavant.
    3. Ensuite, il/elle vérifie s’il est possible d’obtenir les coordonnées du gestionnaire du site Internet.
    4. Sur la base des contrôles précédents, notre collaborateur/collaboratrice décide si le résultat doit faire l’objet d’autres vérifications afin de contrôler si le site Internet dispose d’une licence ou non.

2 : Enquête

  1. Une enquête est menée afin de vérifier si une licence a été octroyée pour l’utilisation de cette image sur le site Internet en question. Pour y parvenir, un contrôle administratif manuel de la vente de licence doit être réalisé.
  2. Si aucune licence ne peut être trouvée, un(e) spécialiste en droits d’auteur parcourt le site Internet afin de cartographier l’infraction. Il/elle examine la photo publiée sur le site Internet et la compare avec le matériel source. Ensuite, il/elle contrôle s’il est effectivement question d’une violation du droit d’auteur et entreprend alors les actions suivantes :
    1. Contrôle du caractère original de la photo si nécessaire, à l’aide d’une check-list. Si la photo ne semble pas être suffisamment originale, le/la spécialiste clôture le dossier et la photo en question est supprimée de la base de données. Si la photo est une photo originale, le collaborateur/la collaboratrice poursuit les vérifications. Si la photo apparaît comme ayant été modifiée, un contrôle est effectué quant à la présence d’éléments originaux de la photo d’origine.
    2. Notre spécialiste contrôle ensuite s’il s’agit d’une exception légale au droit d’auteur. Lorsqu’il/elle conclut que c’est le cas, le dossier est clôturé.
    3. Il/elle vérifie également s’il est question ou non de contenu de tiers. Lorsque c’est le cas, le ou la spécialiste détermine si le gestionnaire du site Internet peut être notifié. 
    4. Les observations du/de la spécialiste sont documentées en interne afin que l’équipe en charge de la communication puisse utiliser ces informations.

3 : Documentation

  1. Un dossier est établi et les étapes suivantes sont suivies :
    1. Un modèle prêt à l’emploi est rédigé.
    2. Le collaborateur/la collaboratrice ajoute les données suivantes : nom de la photo, photo originale, URL du site Internet, URL de la page Internet, URL de l’image sur le serveur.
    3. Une capture d’écran de la page complète sur laquelle l’infraction a été constatée est réalisée.
    4. Une capture d’écran de la page Internet sur laquelle l’URL de la page Internet, l’image et la date sont bien visibles est réalisée.
    5. La page Internet est archivée.
    6. Une recherche du propriétaire du nom de domaine est effectuée.
    7. Le dossier est documenté.
  1. Le collaborateur/la collaboratrice recherche les coordonnées du gestionnaire du site Internet.
    1. Il/elle vérifie l’exactitude des coordonnées dans la CdC/BCE.
    2. Il/elle documente les coordonnées à l’aide de captures d’écran.
  1. Un(e) spécialiste juridique réalise une estimation de l’utilisation de la photo et détermine le montant de la redevance de la licence. Ensuite, il/elle entreprend les actions suivantes (en fonction de la structure de la licence du photographe/de l’agence de photographie) :
    1. Quelle licence de base s’applique (exemple : commerciale, non-commerciale ou média) ?
    2. Quels sont les pays cibles du site Internet (avec facturation possible d’un supplément par pays) ?
    3. La photo est-elle publiée sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter… avec facturation possible d’un supplément le cas échéant) ?
    4. La fréquence d’utilisation de la photo sur le site Internet est également étudiée.
    5. Le/la gestionnaire de dossier finalise le dossier et le prépare pour son envoi par e-mail et par voie postale.

C’est alors que le volet concernant le recouvrement est ouvert. Tout comme en cas de contestation de facture impayée, le dossier fait l’objet d’un envoi, d’un suivi et d’un traitement. Nous vous donnons des explications détaillées sur ces actions, ci-après : 

Les actions liées au recouvrement

  1. Le dossier est envoyé par le biais d’un logiciel de messagerie.
  2. Le dossier est téléchargé sur la plateforme d’un partenaire externe pour être imprimé et envoyé par voie postale (d’où l’imputation de frais pour le papier et l’envoi).
  3. Le statut est modifié dans le programme CRM afin qu’un suivi du dossier et de la correspondance puisse être effectué.
  4. Une équipe en charge de la communication se tient à votre disposition pour répondre à vos questions, et ce, que ce soit par e-mail, par courrier ou par téléphone. Toutes les communications et correspondances sont sauvegardées.
  5. Les collaborateurs/collaboratrices enregistrent la date à laquelle le dossier a été envoyé par courrier et/ou par e-mail. 
  6. L’équipe chargée de la communication est joignable du lundi au vendredi pendant les heures ouvrables. Lorsque des questions leur sont adressées par e-mail, par téléphone ou par courrier, elle tâche d’y répondre dans les plus brefs délais. Le dossier est marqué comme étant en attente jusqu’à ce que vous ayez reçu une réponse.
  7. Lorsqu’aucun accord n’a été convenu après 14 jours, le dossier est à nouveau examiné afin de déterminer la raison pour laquelle aucun accord n’a encore été convenu. Dans le cas échéant, l’échéance du dossier est fixée à une date ultérieure. Si aucun motif valable n’a pu être trouvé pour l’absence de règlement (par exemple, le contrevenant ignore le premier courrier ou ne répond pas aux messages de l’équipe communication), un premier rappel est envoyé. 
  8. Lorsqu’aucun accord n’est convenu après une nouvelle période de 7 jours, le dossier est réexaminé. Si le collaborateur/la collaboratrice estime qu’il n’y a aucune raison valable à cette absence de règlement, il/elle envoie une mise en demeure finale.
  9. Si celle-ci reste sans réponse, un(e) spécialiste juridique examine le dossier complet comprenant toutes les communications avec le gestionnaire du site Internet une dernière fois. Si le/la juriste estime qu’aucune raison valable ne justifie l’absence d’un accord, il/elle envoie le dossier à un partenaire juridique externe.

Contrôle qualité

Afin de pouvoir garantir la qualité des services fournis à toutes les parties impliquées, nous examinons en continu la manière d’améliorer la gestion des dossiers. Un collaborateur/une collaboratrice expérimenté(e) se charge spécifiquement de cette mission :

  1. Si un problème se présente dans un dossier spécifique, la personne concernée reçoit un retour à ce sujet.
  2. Si un dossier doit être annulé, le collaborateur/la collaboratrice contrôle la raison de cette annulation.
  3. Nous effectuons régulièrement des échantillonnages afin d’assurer la bonne gestion des dossiers.