Skip to content

Onze werkzaamheden

Een overzicht

Het vaststellen en regulariseren van een auteursrechtelijke inbreuk brengt heel wat werkzaamheden met zich mee. We geven hieronder een overzicht van het volledige proces dat wordt doorlopen in ieder individueel dossier.

De werkzaamheden van opsporing, onderzoek en documentatie

Met deze werkzaamheden is de inbreuk opgespoord, onderzocht en gedocumenteerd. 

1: Opsporing

  1. De foto wordt opgeladen in gespecialiseerde software.
  2. Een ervaren informaticus start de zoekopdracht en controleert of de foto teruggevonden wordt op deze website.
  3. Een medewerker van Visual Rights Group bezoekt de website en onderneemt de volgende stappen:
    1. De medewerker kijkt na of de foto effectief op de website staat en doet een visuele check van de foto om na te kijken hoe vaak de foto op de website staat.
    2. Hij/zij checkt in de interne databanken of het fotogebruik niet eerder werd geconstateerd.
    3. Hij/zij onderzoekt of de adresgegevens van de websitebeheerder kunnen worden teruggevonden.
    4. Op basis van voorgaande controles besluit de medewerker om het resultaat al dan niet door te zetten om te verifiëren of de website over een licentie beschikt of niet.

2: Onderzoek

  1. Er wordt nagegaan of er een licentie werd verleend voor het gebruik van dit beeld op die welbepaalde website. Om dit te doen, moet de administratie van de licentieverkoop manueel gecheckt worden.
  2. Als er geen licentie kan worden teruggevonden, dan bezoekt een specialist inzake auteursrecht de website om de inbreuk te bestuderen. De specialist bestudeert de foto op de website en vergelijkt deze met het bronmateriaal. De specialist gaat na of er effectief sprake is van een auteursrechtelijke inbreuk en doorloopt daarbij de volgende stappen:
    1. Controle van de originaliteit van de foto waar nodig met behulp van een checklist. Als de foto niet origineel blijkt te zijn, sluit de medewerker het dossier af en wordt de bewuste foto uit de databank verwijderd. Als de foto wel origineel is, dan zet de medewerker het dossier verder. Als de foto bewerkt zou zijn, dan wordt er nagegaan of de originele elementen van de oorspronkelijke foto werden overgenomen.
    2. De medewerker controleert of er sprake is van een wettelijke uitzondering op het auteursrecht. Wanneer de specialist oordeelt dat dit zo is, dan sluit hij het dossier af.
    3. De specialist checkt ook of er sprake is van ’third party content’. Wanneer dit het geval is, dan oordeelt de specialist of de websitebeheerder kan worden aangeschreven of niet. 
    4. De bevindingen van de specialist worden intern gedocumenteerd, zodat het communicatieteam deze informatie kan gebruiken.

3: Documentatie

  1. Een dossier wordt aangemaakt waarbij de volgende stappen doorlopen worden:
    1. Er wordt een template gebruiksklaar gemaakt.
    2. Volgende gegevens voegt de medewerker toe: naam van de foto, originele foto, url van de website, url van de webpagina, url van het beeld op server.
    3. De medewerker neemt een screenshot van de volledige pagina met de inbreuk.
    4. De medewerker neemt een screenshot van de webpagina, met de url van de webpagina, het beeld en de datum duidelijk zichtbaar.
    5. De medewerker archiveert de webpagina.
    6. De medewerker zoekt de domeinnaamhouder op.
    7. De medewerker documenteert het dossier.
  1. De medewerker zoekt de contactgegevens van de websitebeheerder op.
    1. De medewerker kijkt de contactgegevens na bij de KvK/KBO.
    2. De medewerker documenteert de contactgegevens met screenshots.
  1. Een juridische specialist maakt een inschatting van het fotogebruik en bepaalt de gepaste licentievergoeding. Daarbij onderneemt hij de volgende stappen (afhankelijk van de licentiestructuur van de fotograaf/het agentschap):
    1. Welke basislicentie is van toepassing (bv. commercieel, niet commercieel of media)?
    2. Op welke landen is de website gericht (afhankelijk daarvan wordt er al dan niet een toeslag per land aangerekend)?
    3. Is de foto terug te vinden op social media (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter… afhankelijk daarvan wordt hiervoor telkens een toeslag aangerekend)?
    4. Er wordt gekeken hoeveel keer de foto werd gebruikt op de website.
    5. De dossierbeheerder werkt het dossier af en maakt het klaar voor verzending via email en via de post.

Daarna komt het onderdeel incasso. Net zoals bij de invordering van een niet betaalde factuur, moet het dossier worden uitgezonden, opgevolgd en verwerkt. Deze werkzaamheden detailleren we hieronder: 

De werkzaamheden incasso

  1. Het dossier wordt verzonden via een mailprogramma.
  2. Het dossier wordt opgeladen op het platform van een externe partner om uitgeprint en via de post verstuurd te worden (hierbij komt de kost voor papier en verzending).
  3. De status wordt gewijzigd in het CRM-programma, zodat het dossier en de correspondentie opgevolgd kunnen worden.
  4. Een communicatieteam staat voor u klaar om al uw vragen te beantwoorden, zowel per e-mail, per brief als per telefoon. Alle correspondentie en communicaties worden opgeslagen.
  5. De medewerkers houden bij wanneer het dossier per brief en/of per e-mail werd verzonden. 
  6. Het communicatieteam staat tijdens de kantooruren van maandag tot vrijdag ter beschikking. Wanneer er vragen komen per e-mail, telefoon of brief, dan worden deze zo snel mogelijk beantwoord. Het dossier wordt op on hold geplaatst totdat u een antwoord verkregen hebt.
  7. Wanneer na 14 dagen geen regeling werd overeengekomen, wordt het dossier opnieuw bestudeerd om vast te stellen waarom er nog geen regeling werd bekomen. In dergelijk geval wordt het dossier geagendeerd op een latere datum. Als er geen goede reden is voor het uitblijven van de regeling (bv. de inbreukpleger negeert de eerste brief of hij antwoordt niet op de berichten van het communicatieteam), dan wordt er een eerste herinnering verzonden. 
  8. Wanneer na een laatste periode van 7 dagen geen regeling werd bereikt, dan wordt het dossier opnieuw nagekeken. Als de medewerker oordeelt dat er geen goede reden is voor het uitblijven van een regeling, verstuurt hij een finale ingebrekestelling.   
  9. Als de finale ingebrekestelling zonder gevolg blijft, dan bestudeert een juridische medewerker het gehele dossier, inclusief alle communicatie met de websitebeheerder, nog een laatste keer. Als de juridische medewerker meent dat er geen goede reden is om niet tot een regeling te komen, dan stuurt hij het dossier door naar een externe juridische partner.

Kwaliteitscontrole

Om de kwaliteit van de dienstverlening voor alle betrokken partijen te kunnen blijven garanderen, wordt er voortdurend nagekeken wat er beter zou kunnen in de dossiers. Een ervaren medewerker houdt zich specifiek met deze taak bezig:

  1. Als er in een specifiek dossier iets fout gaat, krijgt de medewerker in kwestie daar feedback op.
  2. Als er een dossier geannuleerd moet worden, controleert de medewerker de reden van annulering.
  3. Regelmatig worden steekproeven uitgevoerd om de kwaliteit van de dossiers hoog te houden.